Privacybeleid

Dit privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens die Hello Digital verwerkt in verband met:

• de Calypso-website;
• aanvragen voor informatie of demo's;
• proefaccounts;
• Calypso-abonnementen;
• gebruikersaccounts;
• contract- en klantenbeheer;
• facturatie;
• support;
• beveiliging en technisch beheer;
• en andere verwerkingen waarvoor Hello Digital zelf het doel en de middelen bepaalt.

Calypso wordt daarnaast door professionele klanten gebruikt om persoonsgegevens binnen hun eigen organisatie te verwerken.

Dit kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens zijn van:

• ruiters;
• kinderen;
• ouders en voogden;
• medewerkers;
• lesgevers;
• deelnemers;
• pensionklanten;
• eigenaars van paarden;
• huurders;
• en andere personen die betrokken zijn bij de werking van een manège.

Voor deze gegevens is in beginsel de betrokken manège of organisatie zelf de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Hello Digital de persoonsgegevens namens die klant als verwerker.

Wanneer Hello Digital verwerkingsverantwoordelijke is

Hello Digital is verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij zelf bepalen waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

Dat is bijvoorbeeld het geval voor persoonsgegevens die we verwerken voor:

• klanten- en contractbeheer;
• facturatie;
• communicatie met zakelijke klanten;
• beheer van Calypso-accounts;
• aanvragen via onze website;
• support;
• beveiliging van onze diensten;
• wettelijke verplichtingen;
• en het beheer en de verbetering van onze eigen dienstverlening.

Wanneer Hello Digital verwerker is

Wanneer een manège of andere klant persoonsgegevens in Calypso invoert en gebruikt voor zijn eigen bedrijfsvoering, bepaalt die klant in beginsel waarom deze gegevens worden verwerkt.

De klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke en Hello Digital verwerkt de gegevens namens de klant.

De afspraken hierover worden vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA).

Een verwerkersovereenkomst kan worden opgevraagd via info@hello-digital.be.

Welke persoonsgegevens we verwerken hangt af van de manier waarop je met Calypso en Hello Digital in contact komt.

Contact- en identificatiegegevens

Bijvoorbeeld: naam; voornaam; zakelijk e-mailadres; telefoonnummer; functie; bedrijfsnaam; ondernemingsgegevens; adresgegevens.

Accountgegevens

Bijvoorbeeld: gebruikersnaam of e-mailadres; accountstatus; organisatie waartoe een account behoort; rollen en toegangsrechten; beveiligings- en authenticatiegegevens.

Contract- en facturatiegegevens

Bijvoorbeeld: bedrijfsgegevens; facturatieadres; btw-nummer; abonnementsgegevens; facturen; betaalstatus; administratieve communicatie.

Support- en communicatiegegevens

Bijvoorbeeld: supportvragen; e-mails; communicatie met Hello Digital; informatie die nodig is om een probleem te onderzoeken; feedback over Calypso.

Technische en beveiligingsgegevens

Bijvoorbeeld: IP-adres; datum en tijd van toegang; browser- of apparaatinformatie; technische loggegevens; veiligheidsgebeurtenissen; auditinformatie; foutmeldingen.

Wachtwoorden worden niet bedoeld om door medewerkers van Hello Digital in leesbare vorm te worden geraadpleegd. Technische en beveiligingsinformatie kan noodzakelijk zijn om Calypso veilig en betrouwbaar te laten functioneren.

Een manège kan binnen Calypso persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor haar eigen werking.

Afhankelijk van het gebruik van Calypso kan dit bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• ruiterprofielen;
• ouder- en voogdgegevens;
• relaties binnen gezinnen;
• contactinformatie;
• lidmaatschappen;
• activiteiten en inschrijvingen;
• lesplanning;
• kamp- en wedstrijddeelname;
• boekingen;
• verhuur;
• medewerkers en lesgevers;
• betalingsstatussen;
• opmerkingen of notities;
• relaties tussen ruiters en paarden;
• en andere operationele informatie.

Welke gegevens een manège precies verzamelt en voor welke doeleinden zij deze gebruikt, wordt door die manège bepaald.

Wanneer je vragen hebt over persoonsgegevens die jouw manège in Calypso beheert, neem je daarom in eerste instantie contact op met de betrokken manège.

Calypso ondersteunt gezinssituaties waarbij een ouder of voogd één account kan gebruiken om afzonderlijke ruiterprofielen van kinderen te beheren.

Hierdoor kunnen persoonsgegevens van minderjarigen in Calypso worden verwerkt.

1. Ouder of voogd

   ↓beheert profielen binnen de omgeving van

2. De manège

   ↓die gebruikmaakt van

3. Calypso

De betrokken manège is in beginsel verantwoordelijk voor:

• de rechtsgrond voor deze verwerking;
• de informatie aan ouders, voogden en betrokkenen;
• passende toegangsrechten;
• het correct gebruik van de persoonsgegevens;
• en naleving van de toepasselijke privacyregels rond minderjarigen.

Hello Digital verwerkt deze gegevens namens de manège voor zover dit noodzakelijk is om Calypso beschikbaar te stellen.

Hello Digital gebruikt persoonsgegevens van kinderen niet voor eigen marketingdoeleinden op basis van hun aanwezigheid in de Calypso-omgeving van een manège.

Wanneer Hello Digital zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen persoonsgegevens onder meer worden verwerkt om:

• Calypso en onze dienstverlening te leveren;
• een account aan te maken en te beheren;
• een proefperiode beschikbaar te stellen;
• een abonnement uit te voeren;
• overeenkomsten te beheren;
• facturen op te maken en betalingen op te volgen;
• vragen en supportverzoeken te behandelen;
• onze klanten te informeren over onze dienstverlening;
• fraude en misbruik te voorkomen;
• Calypso te beveiligen;
• storingen te onderzoeken;
• technische prestaties te bewaken;
• aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
• en onze dienstverlening te verbeteren.

We verwerken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor ze zijn verkregen, tenzij daarvoor een geldige wettelijke basis bestaat.

Afhankelijk van de verwerking baseren we ons op één of meer van de volgende rechtsgronden.

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst.

Bijvoorbeeld voor:

• het aanmaken van een Calypso-account;
• het leveren van een abonnement;
• klantenbeheer;
• support die onderdeel is van onze dienstverlening.

Wettelijke verplichting

Wanneer Hello Digital persoonsgegevens moet verwerken om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij:

• boekhouding;
• fiscale administratie;
• facturatie;
• wettelijke informatieverplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

We kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Hello Digital of een derde, voor zover de belangen en grondrechten van de betrokkene niet zwaarder wegen.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• beveiliging;
• fraudepreventie;
• bescherming van onze infrastructuur;
• interne administratie;
• technische monitoring;
• verbetering van onze zakelijke dienstverlening.

Toestemming

Wanneer de wet toestemming vereist, vragen we deze voordat de betrokken verwerking plaatsvindt.

Een gegeven toestemming kan steeds worden ingetrokken voor toekomstige verwerkingen.

Calypso kan betalingsmogelijkheden aanbieden via externe betalingsdienstverleners zoals Mollie.

Wanneer een betaling via een dergelijke dienstverlener gebeurt, verwerkt de betalingsdienstverlener de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren.

Hello Digital hoeft daardoor niet noodzakelijk zelf over de volledige betaal- of kaartgegevens te beschikken.

Binnen Calypso kunnen wel gegevens worden verwerkt over bijvoorbeeld:

• de betaalstatus;
• het transactiebedrag;
• een transactiereferentie;
• de gekoppelde activiteit, boeking of het lidmaatschap;
• en andere informatie die noodzakelijk is voor de administratieve verwerking van de betaling.

Op de gegevensverwerking door de betalingsdienstverlener is ook diens eigen privacybeleid van toepassing.

Voor zakelijke klanten verwerkt Hello Digital persoonsgegevens en bedrijfsgegevens die noodzakelijk zijn voor facturatie en boekhouding.

Facturen kunnen waar van toepassing als gestructureerde elektronische factuur worden verwerkt via Peppol.

De gegevens die daarbij worden verwerkt zijn beperkt tot wat noodzakelijk is voor:

• facturatie;
• betaling;
• boekhouding;
• fiscale verplichtingen;
• en administratieve opvolging.

Hello Digital verkoopt geen persoonsgegevens.

We kunnen persoonsgegevens delen met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• e-mail- en communicatiediensten;
• betalingsdienstverleners;
• facturatie- en boekhoudsystemen;
• beveiligingsleveranciers;
• technische dienstverleners;
• professionele adviseurs;
• en overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens namens Hello Digital verwerkt, maken we waar vereist passende contractuele afspraken over gegevensbescherming.

Voor subverwerkers die persoonsgegevens namens Calypso-klanten verwerken gelden aanvullend de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.

We streven ernaar persoonsgegevens te laten verwerken binnen de Europese Economische Ruimte waar dit passend en praktisch mogelijk is.

Het kan echter voorkomen dat een leverancier of subverwerker persoonsgegevens verwerkt vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, zorgen we waar vereist voor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen overeenkomstig de AVG.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren via:

• een adequaatheidsbesluit;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• of een andere wettelijk toegelaten doorgiftemethode.

Meer informatie over relevante doorgiften kan waar passend worden opgevraagd via info@hello-digital.be.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

De concrete bewaartermijn hangt af van het type gegevens.

Klant- en contractgegevens

Gedurende de looptijd van de klantenrelatie en daarna zolang dit noodzakelijk is voor contractuele, administratieve of juridische doeleinden.

Facturatie- en boekhoudgegevens

Gedurende de wettelijk toepasselijke bewaartermijnen.

Supportinformatie

Zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is om ondersteuning te bieden, problemen te documenteren en onze dienstverlening te beheren.

Technische en beveiligingslogs

Gedurende een periode die passend is voor beveiliging, troubleshooting, audit en fraudepreventie.

Klantgegevens in Calypso

Bij het einde van een abonnement krijgt de klant volgens de toepasselijke contractvoorwaarden 30 dagen om beschikbare Klantgegevens te exporteren of een export aan te vragen.

Daarna kunnen de operationele Klantgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wettelijke verplichtingen en normale technische back-upcycli.

Hello Digital neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:

• ongeoorloofde toegang;
• verlies;
• misbruik;
• vernietiging;
• ongewenste wijziging;
• en onrechtmatige openbaarmaking.

Maatregelen kunnen onder meer betrekking hebben op:

• toegangsbeheer;
• authenticatie;
• beveiligde communicatie;
• logging;
• back-ups;
• infrastructuurbeveiliging;
• software-updates;
• beperking van interne toegang.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute beveiliging garanderen.

Daarom evalueren en verbeteren we onze beveiligingsmaatregelen waar nodig.

De Calypso-website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken.

Noodzakelijke technologie kan worden gebruikt om de website of dienst technisch te laten functioneren.

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen we waar vereist vooraf toestemming.

Meer informatie over cookies, doeleinden en voorkeuren wordt opgenomen in het afzonderlijke cookiebeleid.

Onder de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving kan je, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten hebben.

Recht op inzage

Je kan vragen welke persoonsgegevens we over jou verwerken en een kopie van die gegevens vragen.

Recht op verbetering

Je kan vragen onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

Recht op verwijdering

In bepaalde omstandigheden kan je vragen persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit recht is niet absoluut. Gegevens kunnen bijvoorbeeld behouden moeten blijven wegens een wettelijke verplichting.

Recht op beperking

Je kan in bepaalde situaties vragen de verwerking tijdelijk te beperken.

Recht op bezwaar

Wanneer een verwerking gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang, kan je onder bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen die verwerking.

Recht op overdraagbaarheid

Voor bepaalde geautomatiseerde verwerkingen kan je het recht hebben persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of te laten overdragen.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kan je deze toestemming op elk moment intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Dat hangt af van de persoonsgegevens waarover je vraag gaat.

Gegevens die een manège via Calypso over jou beheert

Wanneer je vraag betrekking heeft op bijvoorbeeld:

• je ruiterprofiel;
• je kinderen;
• je lessen;
• lidmaatschappen;
• inschrijvingen;
• activiteiten;
• boekingen;
• informatie die door de manège werd toegevoegd;

neem je in eerste instantie contact op met de betrokken manège.

De manège bepaalt in deze context in beginsel waarom de persoonsgegevens worden verwerkt en is daarom de aangewezen partij om jouw privacyverzoek te behandelen.

Hello Digital kan de manège waar nodig ondersteunen bij de uitvoering van dergelijke verzoeken overeenkomstig de verwerkersovereenkomst.

Gegevens waarvoor Hello Digital zelf verantwoordelijk is

Gaat je vraag over persoonsgegevens die Hello Digital zelf verwerkt, bijvoorbeeld met betrekking tot:

• een zakelijke klantenrelatie;
• facturatie;
• een direct contact met Hello Digital;
• een Hello Digital-supportinteractie;
• of de Calypso-website;

dan kan je contact opnemen via info@hello-digital.be.

We kunnen vragen om voldoende informatie te verstrekken om je identiteit en het toepasselijke gegevensverzoek correct te kunnen beoordelen.

Hello Digital gebruikt persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen voor betrokkenen, tenzij dit uitdrukkelijk wordt meegedeeld en hiervoor een geldige wettelijke basis bestaat.

Operationele hulpmiddelen binnen Calypso, zoals waarschuwingen of ingestelde limieten, zijn bedoeld ter ondersteuning van gebruikers en vervangen het professionele oordeel van de manège niet.

Heb je vragen of bezorgdheden over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen we je om eerst contact met ons of, waar toepasselijk, met de betrokken manège op te nemen zodat het probleem onderzocht kan worden.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

In België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Dit doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden waarop je recht kan hebben.

Zakelijke Calypso-klanten waarvoor Hello Digital persoonsgegevens als verwerker verwerkt, kunnen een verwerkersovereenkomst afsluiten.

Daarin worden onder meer afspraken gemaakt over:

• de verwerking namens de Klant;
• beveiliging;
• vertrouwelijkheid;
• subverwerkers;
• ondersteuning bij privacyverzoeken;
• datalekken;
• verwijdering of teruggave van gegevens;
• en andere verplichtingen die voortvloeien uit de AVG.

De Calypso-verwerkersovereenkomst kan worden opgevraagd via info@hello-digital.be.

Calypso en onze dienstverlening kunnen verder evolueren.

Ook regelgeving en de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt kunnen veranderen.

Hello Digital kan dit privacybeleid daarom van tijd tot tijd aanpassen.

De meest recente versie wordt op de Calypso-website gepubliceerd.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen we bestaande zakelijke klanten aanvullend informeren wanneer dit passend is.

Bovenaan deze pagina staat steeds de datum van de meest recente versie.

Heb je vragen over dit privacybeleid of over persoonsgegevens waarvoor Hello Digital zelf verwerkingsverantwoordelijke is?

Neem contact op met:

BTW: BE 1027.080.738

E-mail: info@hello-digital.be

Telefoon: +32 3 332 02 86

Voor vragen over persoonsgegevens die door een specifieke manège in Calypso worden beheerd, neem je in eerste instantie contact op met die manège.

Voor een verwerkersovereenkomst (DPA) kan je contact opnemen via info@hello-digital.be.